Recht von A bis Z

Werbungskosten

Von Georg Stockinger, Besoldungsreferent der AHS-Gewerkschaft
(Anm.: Der Lesbarkeit des Textes zuliebe verzichte ich im vorliegenden Artikel auf gendergerechte Formulierungen. Personenbezogene Bezeichnungen umfassen immer Personen weiblichen und männlichen Geschlechts.)

Im Bereich der Werbungskosten endete mit der Veranlagung für 2020 die Übergangsfrist für die Absetzbarkeit von Sonderausgaben wie Versicherungsprämien oder Kosten der Wohnraumschaffung/Sanierung.
Im Gegenzug können private Ausgaben für die thermische Sanierung von Gebäuden oder für den Austausch eines „fossilen Heizungssystems“ gegen ein klimafreundliches (zB Fernwärme) ab 2022 unter gewissen Voraussetzungen (zB Bezug einer Förderung des Bundes) pauschal als „Öko-Sonderausgabenpauschale“ in Abzug gebracht werden.

Definition und steuerliche Wirkung

• Werbungskosten sind beruflich veranlasste Aufwendungen oder Ausgaben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit einer nichtselbstständigen Tätigkeit stehen. Im Gegensatz zu anderen steuerlich absetzbaren Ausgaben wie Spenden oder Kirchenbeiträgen sind Werbungskosten für den Arbeitnehmer besonders interessant, da sie grundsätzlich in beliebiger Höhe geltend gemacht werden können. Werbungskosten reduzieren die Einkommensteuer in Höhe des jeweiligen Grenzsteuersatzes. Es handelt sich somit bei Werbungskosten um „Steuer-Freibeträge“ und nicht um „Absetzbeträge“, die eine grundlegend andere steuerliche Wirkung haben.
• Absetzbeträge, wie der Verkehrs-, der Alleinverdiener- oder der Unterhaltsabsetzbetrag, der Pendlereuro oder der Familienbonus Plus (ab 1.1.2019), werden direkt von der errechneten Steuer abgezogen und vermindern somit direkt die Steuerschuld.
• Freibeträge hingegen wie Werbungskosten, der Kinderfreibetrag (bis 31.12.2018) oder das Pendlerpauschale reduzieren „nur“ die Steuerbemessungsgrundlage (das zu versteuernde Einkommen, also das Brutto-Einkommen abzüglich der SV-Beiträge). Bei Freibeträgen hängt die effektive Ersparnis deshalb vom jeweiligen Steuertarif („Grenzsteuersatz“) ab. Je höher die Steuerstufe, desto höher die Ersparnis durch die als Freibetrag absetzbare Summe.

Rechenbeispiel:

*Jenen Personen, die weniger als die Steuergrenze verdienen, wird durch Steuergutschriften („Negativsteuer“) ein Ausgleich gewährt. Diese Rückerstattung umfasst 55 % der Sozialversicherungsbeiträge, höchstens jedoch € 463,00 (Wert: 2024). Der Betrag erhöht sich auf maximal € 579,00 (Wert 2024), wenn Anspruch auf ein Pendlerpauschale besteht.
Bestimmte Werbungskosten, wie z. B. Pflichtversicherungsbeiträge, der Wohnbauförderungsbeitrag oder das Serviceentgelt für die E-Card, werden vom Arbeitgeber bei der Lohnsteuerberechnung automatisch berücksichtigt. Das Pendlerpauschale kann durch eine Erklärung geltend gemacht werden und wird dann ebenfalls bei der Lohnverrechnung berücksichtigt. Sollten Sie dies versäumt haben, können Sie das Pendlerpauschale – so wie andere Werbungskosten auch – bei der Arbeitnehmerveranlagung beanspruchen (das gilt gleichermaßen für den Pendlereuro).

Werbungskosten, die nachträglich geltend gemacht werden können

• Der vorliegende Artikel befasst sich überwiegend mit jenen Werbungskosten, die nur nachträglich beim Finanzamt im Wege der Arbeitnehmerveranlagung (für lohnsteuerpflichtige, unselbstständige Dienstnehmer) oder der Einkommensteuererklärung (für die einkommensteuerpflichtigen Selbstständigen) geltend gemacht werden können.
• Voraussetzung für die Absetzbarkeit als Werbungskosten ist die berufliche Veranlassung. Diese ist gegeben, wenn die Aufwendungen oder Ausgaben
  • objektiv im Zusammenhang mit einer nichtselbstständigen Tätigkeit stehen und
  • subjektiv zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltungder Einnahmen geleistet werden oder den Steuerpflichtigen unfreiwillig treffen und
  • nicht unter ein steuerliches Abzugsverbot fallen.
• Pensionisten müssen keinerlei Ausgaben tätigen, um ihr Einkommen zu sichern, und können daher in der Regel keine Werbungskosten geltend machen.
• Werbungskosten können auch bereits vor der Erzielung von Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit anfallen, wenn Umstände vorliegen, die über die bloße Absichtserklärung zur künftigen Einnahmenerzielung hinausgehen und klar und eindeutig nach außen in Erscheinung treten, beispielsweise Aufwendungen für Vorstellungsreisen oder zur Arbeitsplatzvermittlung. Werbungskosten können auch nach Beendigung der nichtselbstständigen Tätigkeiten anfallen, wenn ein erkennbarer Zusammenhang mit den erzielten Einnahmen besteht, beispielsweise Schadenersatzleistungen an den ehemaligen Arbeitgeber.
• Für die Beurteilung von Aufwendungen eines Arbeitnehmervertreters als Werbungskosten unterscheidet das Einkommensteuergesetz (EStG) einerseits zwischen seiner Tätigkeit im Rahmen eines Dienstverhältnisses und andererseits seiner Tätigkeit „im Rahmen einer Vereinigung, die den wirtschaftlichen und beruflichen Interessen von Arbeitnehmern einer bestimmten Fachrichtung (Berufsgruppe) förderlich ist". Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Funktion bei einer solchen Vereinigung führen nicht zu Werbungskosten bei den Einkünften aus dem Dienstverhältnis, sind aber - wenn die Funktionsausübung für sich zu Einkünften führt - bei diesen zu berücksichtigen. Erfolgt die Ausübung der Funktion unentgeltlich, stellt diese Betätigung keine Einkunftsquelle dar. Somit können die durch die Funktionsausübung bedingten Aufwendungen auch grundsätzlich keine einkommensteuerrechtliche Berücksichtigung finden.
• Bei Reisekosten oder sonstigen Aufwendungen (Ausgaben), die im Zusammenhang mit einer Funktion als Personalvertreter oder als Gewerkschafter stehen, ist daher keine berufliche Veranlassung durch das Dienstverhältnis gegeben. (Das gilt jedoch nicht für die Teilnahme an gewerkschaftlichen Schulungskursen, die unmittelbar beruflich relevante Inhalte wie Schulrecht, Dienstrecht o. ä. vermitteln und deren Kosten für die Teilnehmer daher absetzbar sind.)
• Erhält der Steuerpflichtige jedoch vom Arbeitgeber für seine Tätigkeit als Personalvertreter, Betriebsrat, Gewerkschafter oder Funktionär der Richtervereinigung und dgl. lohnsteuerpflichtige Ersätze, so sind Reisekosten oder andere durch diese Funktion veranlasste Ausgaben (Aufwendungen) bis zur Höhe dieser Ersätze als Werbungskosten zu berücksichtigen.
• Aufwendungen oder Ausgaben für die Lebensführung sind nicht als Werbungskosten abzugsfähig, selbst wenn sie sich aus der wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Stellung des Steuerpflichtigen ergeben und sie zur Förderung des Berufes des Steuerpflichtigen erfolgen. Aufwendungen oder Ausgaben, die sowohl durch die Berufsausübung als auch durch die Lebensführung veranlasst sind, stellen grundsätzlich keine Werbungskosten dar (Aufteilungsverbot). Dies gilt insbesondere für Aufwendungen und Ausgaben im Zusammenhang mit Wirtschaftsgütern, die typischerweise der Befriedigung privater Bedürfnisse dienen. Eine Aufspaltung in einen beruflichen und einen privaten Teil ist auch im Schätzungsweg nicht zulässig. Aufwendungen oder Ausgaben im Zusammenhang mit der Anschaffung von Wirtschaftsgütern, die nicht typischerweise der Befriedigung privater Bedürfnisse dienen, sind bei gemischter beruflicher und privater Nutzung in einen abzugsfähigen und einen nicht abzugsfähigen Teil aufzuspalten (z. B. Kfz, Computer, Telefon, Faxgerät). Dies kann gegebenenfalls im Schätzungsweg erfolgen.
• Prinzipiell müssen Werbungskosten durch entsprechende Nachweise (Rechnungen, Fahrtenbuch) belegt werden können. Wenn nach Art und Höhe ein Nachweis nicht möglich ist, genügt die Glaubhaftmachung.

Bestandteile einer Rechnung:

• Die folgenden sechs Punkte muss ein Beleg unbedingt enthalten, um als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zu gelten:
  1. Name und Anschrift des Lieferanten (des Verkäufers)
  2. Name und Anschrift des Kunden / Käufers (kannbei Kleinbetragsrechnungen unter 400 € entfallen!)
  3. Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung und Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Genaue Menge, Art und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistungen
  5. Nettobetrag (kann bei Kleinbetragsrechnungen unter EUR 400,00 der Bruttobetrag sein)
  6. Umsatzsteuer in Euro (kann bei Kleinbetragsrechnungen unter EUR 400,00 der Umsatzsteuerprozentsatz sein)
  7. Fortlaufende Rechnungsnummer (kann bei Kleinbetragsrechnungen unter 400 € entfallen!)

Buchhaltung

• Sammeln Sie während des Jahres die Rechnungen (Belege) der absetzbaren Aufwendungen in einem Ordner oder einer Schachtel („Schachtelbuchhaltung"). Man hat nicht immer Zeit, gerade erhaltene Belege zu registrieren und geordnet abzulegen. Diese Belege in einer Schachtel zu sammeln, sollte aber immer möglich sein.
• Lieber zu viele Belege sammeln als zu wenige. Überflüssige Belege können Sie auch später wegwerfen!
• Unklare Bezeichnungen sollten auf der Rückseite des Beleges erläutert werden. Warten Sie damit nicht allzu lange. Den Beleg mit der Beschreibung „Fachbuch" können Sie in einem halben Jahr sicherlich nicht mehr mit einem Buch in ihrer Fachbibliothek in Verbindung bringen!
• Sortieren Sie (in einer ruhigen Stunde) die Belege nach Sachgruppen.
  Meine Empfehlung: „Reisekosten", „Computer", „Fachliteratur", „Fortbildungskosten", „Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten", „Arbeitsmaterial", „Sonstiges".
• Gehören Belege mehreren Sachgruppen an, dann kopieren Sie diese, damit in jeder Sachgruppe alle zugehörigen Belege vorhanden sind. Markieren Sie auf jedem Beleg die der Sachgruppe zugehörigen Ausgaben. In einer der Sachgruppen muss das Original abgelegt werden.
• Innerhalb der Sachgruppen sortieren Sie die Belege chronologisch und versehen sie mit einer fortlaufenden Nummer.
• Wenn Sie alle Belege des Steuerjahres in dieser Art aufbereitet haben, legen Sie für jede Sachgruppe eine chronologisch geordnete Tabelle mit Datum, Belegnummer, Bezeichnung der Ware und Betrag an. Am unteren Ende des Blattes wird die Summe der Beträge notiert.
• Geben Sie jede dieser Tabellen mit den entsprechenden Belegen in eine eigene Folie.
• Stellen Sie eine Tabelle mit den Summen der Sachgruppen auf und summieren Sie diese Beträge. Das Werbungskostenpauschale brauchen Sie nichtzu subtrahieren, das wird vom Finanzamt automatisch erledigt.
• Legen Sie auch eine Aufstellung aller Anschaffungen bei, die auf mehrere Jahre aufgeteilt abgeschrieben werden müssen (Anschaffungskosten über € 1.000,00 - bis 31. Dezember 2022: € 800) und noch nicht voll abgeschrieben sind. Diese Aufstellung nennt sich Anlageverzeichnis.

Aufbewahrungs- und Ordnungspflicht

• Der Arbeitnehmerveranlagung bzw. Einkommensteuererklärung sind keine Rechnungen beizulegen. Alle Belege und Aufzeichnungen müssen jedoch 7 Jahre aufbewahrt und auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt werden.
• Aufzeichnungen und Belegordnung sind so anzulegen, dass sich der Finanzbeamte rasch einen Überblick verschaffen kann. Die Ordnungspflicht liegt dabei beim Steuerpflichtigen, und der Finanzbeamte kann auf ordentlichen Aufzeichnungen bestehen.
• Abgesetzte Ausgaben bzw. Aufwendungen müssen wirklich getätigt worden sein und mit dem Beruf in Zusammenhang stehen, sonst können diese nicht steuermindernd berücksichtigt werden. Allenfalls könnten entsprechende Verwaltungsstrafen die Folge sein.
• Jedem Arbeitnehmer steht ein Werbungskostenpauschale von EUR 132,00 jährlich zu. Dieses wird automatisch bei der Lohnverrechnung berücksichtigt. Die Summe der Werbungskosten muss daher höher als dieser Betrag sein, um eine zusätzliche steuerliche Auswirkung zu haben.
• Manche Werbungskosten werden unabhängig vom Pauschalbetrag berücksichtigt. Dazu gehören etwa der Gewerkschaftsbeitrag, Beiträge zu Berufsverbänden und Interessenvertretungen oder das Pendlerpauschale. Sie wirken sich daher auf jeden Fall steuermindernd aus.
• Einzelausgaben bis € 1.000,00 (bis 31. Dezember 2022: € 800,00) werden im Jahr der Bezahlung berücksichtigt. Höhere Beträge müssen auf mehrere Jahre, die Nutzungsdauer, verteilt werden (AfA – lineare Absetzung für Nutzung). Bei einem Computer beträgt die gewöhnliche Nutzungsdauer 3 Jahre. Wurde der Computer erst in der zweiten Jahreshälfte gekauft, dürfen im ersten und im letzten Jahr nur die halbe AfA abgesetzt werden. Bei Geräten mit rascher technischer Alterung (z. B. Computer) sollte man beim Finanzamt eine Verkürzung der Nutzungsdauer beantragen.

Im Folgenden beschäftigen wir uns anhand konkreter Beispiele mit jenen Werbungskosten, die meist im Wege der Arbeitnehmerveranlagung nachträglich beim Finanzamt geltend gemacht werden können.

Arbeitskleidung:

• Es können nur die Kosten für typische Berufs- oder Arbeitsschutzkleidung geltend gemacht werden (z. B. Arbeitsmäntel für Chemiker oder Stützschuhe und -strümpfe bei stehenden Berufen). Kosten für Kleidung, die üblicherweise auch privat getragen wird (z. B. Anzug, Kostüm, Sportkleidung, Turnschuhe), können nicht abgeschrieben werden. Die Reinigungskosten für die steuerlich anerkannte Arbeitskleidung können nur bei außergewöhnlicher beruflicher Verschmutzung abgesetzt werden, wenn dafür die Rechnung einer Reinigungsfirma vorliegt.

Arbeitsmittel und Werkzeuge:

• Hier herein fallen Wirtschaftsgüter, die überwiegend zur Ausübung einer Berufstätigkeit verwendet werden. Dazu gehören Arbeitsmaterialien (natürlich nur in einem glaubwürdigen Rahmen) wie Papier, Schreibgeräte oder Büromaterial. Absetzbar sind weiters Taschenrechner, Musikinstrumente von Musiklehrern (allerdings meist mit einer sehr langen Nutzungsdauer versehen - z. B. bei einem neuen Klavier zum Preis von € 7.300,00 mit mindestens 20 Jahren; Ausgaben für Instrumente, die als Antiquitäten anzusehen sind, gelten nicht als Werbungskosten) und Schulsoftware (z. B. Notenprogramme, Formelschreib- und - zeichenprogramme). Sportgeräte, wie z. B. Schi, sind nur dann absetzbar, wenn sie ausschließlich beruflich verwendet werden. Das trifft üblicherweise nur bei Berufssportlern zu. Die Ausschließlichkeit kann unter Umständen aber auch durch die Verwahrung in der Schule nachgewiesen werden, was durch die Direktion bestätigt werden kann.
• Aufwendungen im Zusammenhang mit der Anschaffung eines Computers einschließlich des Zubehörs (z. B, externer Speicher, Drucker etc., aber auch ggf. eines speziellen Computertisches) oder eines Smartphones gehören zu dieser Gruppe von Werbungskosten, wenn eine berufliche Verwendung vorliegt (kein Aufteilungsverbot). Wenn der Computer in der Wohnung steht, so ist das Ausmaß der beruflichen Nutzung vom Steuerpflichtigen nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Die Aufteilung in einen beruflichen und einen privaten Anteil ist gegebenenfalls nach entsprechenden Feststellungen im Schätzungsweg vorzunehmen. Dabei sind angesichts der breiten Einsatzmöglichkeiten von Computern und Smartphones strenge Maßstäbe anzuwenden - z. B. in der Frage, ob ein Gerät von in Ausbildung stehenden Familienangehörigen des Steuerpflichtigen für Ausbildungszwecke verwendet wird oder inwieweit Internetanschlüsse verwendet werden, für die keine berufliche Notwendigkeit besteht. Bei der Schätzung ist das Parteiengehör zu wahren.
• Ohne besonderen Nachweis wird - wenn eine wesentliche Nutzung als Arbeitsmittel dem Grunde nach glaubhaft gemacht wird - ein Privatanteil von 40 % angenommen. Wird vom Steuerpflichtigen eine niedrigere private Nutzung behauptet, ist dies im Einzelfall konkret nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. So kann z. B. das Vorhandensein eines „Familiencomputers" die Argumentation stützen, dass ein eigener Laptop (fast) ausschließlich beruflich genutzt wird. In Corona-Zeiten könnte überdies z. B. die Notwendigkeit des Ankaufs eines speziell für den Distanz-Unterricht zwingend notwendigen (Convertible) Notebooks mit Active Pen zur Korrektur von online-Abgaben ein Grund für die Argumentation einer (höheren) beruflichen Nutzung darstellen.
• Arbeitsmittel und Werkzeuge, die nicht mehr als € 1.000,00 (bis 31. Dezember 2022: € 800,00, bis 2019 € 400,00) kosten, sind geringwertige Wirtschaftsgüter. Sie können zur Gänze in dem Kalenderjahr abgesetzt werden, in dem sie angeschafft wurden. Übersteigen die Anschaffungskosten bei einem mehr als ein Jahr nutzbaren Wirtschaftsgut € 1.000,00, so können sie nur verteilt über die voraussichtliche Nutzungsdauer von mindestens drei Jahren abgesetzt werden (Absetzung für Abnutzung, kurz AfA). PC, Bildschirm und Tastatur stellen dabei eine Einheit dar, nicht jedoch Maus, Drucker oder Scanner, die als eigenständige Wirtschaftsgüter abzusetzen sind. Eine einmal gewählte Nutzungsdauer kann nicht geändert werden.
• Werden Arbeitsmittel oder Werkzeuge nach dem 30. Juni des betreffenden Jahres angeschafft, kann für das erste Jahr nur die halbe AfA abgesetzt werden.
• Beispiel:
  Anschaffung eines zu Hause aufgestellten, beruflich genutzten PC einschließlich Bildschirm und Tastatur um insgesamt € 1.200,00 am 11.08.2022. Die Werbungskosten betragen ohne Nachweis der Privatnutzung bei einer dreijährigen Nutzungsdauer:

Arbeitszimmer:

• Die Aufwendungen für ein in der Privatwohnung eingerichtetes Arbeitszimmer (inklusive Einrichtung) sind (auch für Lehrer) in der Regel nicht abzusetzen. Abzugsfähige Ausgaben liegen nämlich nur dann vor, wenn das Arbeitszimmer nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird und den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. Nur wenn dieses Arbeitszimmer erforderlich ist und fast ausschließlich beruflich genutzt wird und nicht im Wohnungsverband liegt (z. B. eigene Mietwohnung), können die entstehenden Kosten (Miete, Betriebskosten etc.) und die AfA für Anschaffung und Einrichtung des Arbeitszimmers steuerlich geltend gemacht werden. Auch diese enge Regelung ist seit geraumer Zeit Angriffspunkt für die Gewerkschaften und ist in Zeiten von Home Office und Distanzunterricht neuerlich einzentrales Verhandlungsthema. Dabei sind neben der Absetzbarkeit der anfallenden privat zu finanzierenden Kosten auch andere wichtige Bereiche zu berücksichtigen - wie z. B. der Versicherungsschutz bei einem Arbeitsunfall im Home Office (vgl. www.qoed. at/aktuelles/news/unfaelleimhomeoffice/). Ob hier (dauerhafte) Verbesserungen erreicht werden können und ob diese dann auch im öffentlichen Dienst - und namentlich in den Schulen - Anwendung finden, ist bisher unklar.zentrales Verhandlungsthema. Dabei sind neben der Absetzbarkeit der anfallenden privat zu finanzierenden Kosten auch andere wichtige Bereiche zu berücksichtigen - wie z. B. der Versicherungsschutz bei einem Arbeitsunfall im Home Office (vgl. www.qoed. at/aktuelles/news/unfaelleimhomeoffice/). Ob hier (dauerhafte) Verbesserungen erreicht werden können und ob diese dann auch im öffentlichen Dienst - und namentlich in den Schulen - Anwendung finden, ist bisher unklar.

Aus- und Fortbildungskosten:

• Aufwendungen für Bildungsmaßnahmen sind als Werbungskosten abzugsfähig, wenn sie Kosten für Fortbildung, Ausbildung im verwandten Beruf oder Umschulung darstellen.
• Fortbildungskosten dienen dazu, im jeweils ausgeübten Beruf auf dem Laufenden zu bleiben, um den jeweiligen Anforderungen gerecht zu werden. Merkmal beruflicher Fortbildung ist es, dass sie der Verbesserung der Kenntnisse und Fähigkeiten im bisher ausgeübten Beruf dient. Fortbildungskosten sind als Werbungskosten absetzbar.
• Ausbildungskosten sind Aufwendungen zur Erlangung von Kenntnissen, die eine künftige Berufsausübung ermöglichen. Die Abzugsfähigkeit ist nur dann gegeben, wenn ein Zusammenhang mit einer zum aktuell ausgeübten Beruf verwandten Tätigkeit vorliegt.
• Steht eine Bildungsmaßnahme im Zusammenhang mit der bereits ausgeübten Tätigkeit, ist eine Unterscheidung in Fort- oder Ausbildung nicht erforderlich, weil in beiden Fällen Abzugsfähigkeit gegeben ist.
• Aus- und Fortbildungskosten unterscheiden sich von der Umschulung dadurch, dass sie nicht „umfassend" sein müssen, somit auch einzelne berufsspezifische Bildungssegmente als Werbungskosten abzugsfähig sind. Ob eine Tätigkeit mit der ausgeübten Tätigkeit verwandt ist, bestimmt sich nach der Verkehrsauffassung2. Eine wechselseitige Anrechnung von Ausbildungszeiten ist ein Hinweis für das Vorliegen von verwandten Tätigkeiten. Bei Bildungsmaßnahmen zum Erwerb grundsätzlicher kaufmännischer oder bürotechnischer Kenntnisse (z. B. Einstiegskurse für EDV, Erwerb des europäischen Computerführerscheins, Buchhaltung) ist stets von einem Zusammenhang mit der jeweils ausgeübten (verwandten) Tätigkeit auszugehen. Derartige Kenntnisse sind von genereller Bedeutung für alle Berufsgruppen, sodass in diesen Fällen die Prüfung, ob eine konkrete Veranlassung durch den ausgeübten Beruf erfolgt, zu entfallen hat.

Umschulung:

• Aufwendungen für Umschulungsmaßnahmen sind dann abzugsfähig, wenn sie derart umfassend sind,dass sie einen Einstieg in eine neue berufliche Tätigkeit ermöglichen, die mit der bisherigen Tätigkeit nicht verwandt ist, und auf eine tatsächliche Ausübung eines anderen Berufes abzielen.
• Beispiele für abzugsfähige Umschulungsmaßnahmen:
  • die Ausbildung einer Krankenpflegerin zur Lehrerin oder
  • die Aufwendungen eines Studenten, der zur Finanzierung seines Studiums Einkünfte aus Hilfstätigkeiten oder aus fallweisen Beschäftigungen erzielt.
• Der Begriff „Umschulung" setzt - ebenso wie Aus- und Fortbildung - voraus, dass der Steuerpflichtige eine Tätigkeit ausübt. Wurde bereits ein Beruf ausgeübt, hindert eine eingetretene Arbeitslosigkeit, unabhängig davon, ob Arbeitslosengeld bezogen wurde oder nicht, die Abzugsfähigkeit von Umschulungskosten nicht. Als berufliche Tätigkeit gilt jede Tätigkeit, die zu Einkünften führt (d. h. auch Hilfstätigkeiten oder fallweise Beschäftigungen). Auch wenn die berufliche Tätigkeit in einem Kalenderjahr erst nach Anfallen von Aufwendungen begonnen wird, können absetzbare Umschulungskosten vorliegen. Absetzbar sind in diesem Fall alle Umschulungskosten, die im Kalenderjahr des Beginns der beruflichen Tätigkeit anfallen.
• Beispiel: 
  • Beginn eines Medizinstudiums im Oktober 2023 und Aufnahme eines Jobs als Taxifahrer im Februar 2024. Die Studienkosten können ab dem Jahr 2024 als Umschulungskosten abgesetzt werden.
• Da ein Pensionist keine Erwerbstätigkeit ausübt, sind Bildungsmaßnahmen jedweder Art (Fortbildung, Ausbildung, Umschulung) grundsätzlich nicht als Werbungskosten absetzbar. Davon ausgenommen ist ein Frühpensionist, der nachweist oder glaubhaft machen kann, dass er die Bildungsmaßnahme zum beruflichen Wiedereinstieg absolviert und somit tatsächlich auf die Ausübung eines anderen Berufs abzielt.
• Im Rahmen der Umschulung ist es nicht erforderlich, dass der Steuerpflichtige seine bisherige Tätigkeit aufgibt. Die angestrebte Tätigkeit muss aber zur Sicherung des künftigen Lebensunterhaltes dienen oder zumindest zu einem wesentlichen Teil beitragen. Dabei sind Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sowie aus Kapitalvermögen nicht zu berücksichtigen. Aufwendungen des Steuerpflichtigen selbst im Zusammenhang mit Umschulungsmaßnahmen, die aus öffentlichen Mitteln (AMS) oder von Arbeitsstiftungen gefördert werden, sind immer als Werbungskosten abzugsfähig. Aufwendungen für einzelne Kurse oder Kursmodule für eine nicht verwandte berufliche Tätigkeit sind nicht abzugsfähig (z. B. Aufwendungen für den Besuch eines einzelnen Krankenpflegekurses, der für sich allein keinen Berufsumstieg sicherstellt). Derartige Aufwendungen sind nur abzugsfähig, wenn sie Aus- oder Fortbildungskosten darstellen.
• Die Kosten für ein Universitätsstudium können ggf. entweder als Fortbildungskosten (z. B. Zweitstudium mit enger Verflechtung zum Erststudium, wie etwa das Studium der Betriebswirtschaftslehre durch einen Juristen), oder als Ausbildungskosten in einem verwandten Beruf (z. B. Betriebswirtschaftsstudium eines Industriekaufmanns) oder als Umschulungskosten (z. B. Pharmaziestudium einer Bibliothekarin) absetzbar sein. Dabei sind nicht nur Studienbeiträge, sondern sämtliche mit der Bildungsmaßnahme zusammenhängende Kosten (z. B. Fachliteratur und Fahrtkosten) abzugsfähig.riekaufmanns) oder als Umschulungskosten (z. B. Pharmaziestudium einer Bibliothekarin) absetzbar sein. Dabei sind nicht nur Studienbeiträge, sondern sämtliche mit der Bildungsmaßnahme zusammenhängende Kosten (z. B. Fachliteratur und Fahrtkosten) abzugsfähig.

Typische Aus- und Fortbildungskosten für Lehrer:

• Zu diesen typischen Kosten für Lehrer zählen Seminar- und Kursbeiträge, die Kosten für Arbeitsunterlagen und Skripten, Einzelzimmerzuschläge, Nächtigungskosten, Fahrtkosten und allenfalls Tagesgelder, und zwar für die ersten fünf Tage, wenn der Kurs nicht am Wohnort oder Arbeitsort stattfindet. Gerade im Lehrerbereich kann die „ausschließlich berufliche Veranlassung" einer Fortbildung strittig sein: Während z. B. die Kosten der Seminare „Supervision und Schule" und „Berufszufriedenheit der Lehrer" nach Ablehnung durch das Finanzamt in der Berufung als Werbungskosten anerkannt wurden, hat erst der unabhängige Finanzsenat befunden, dass für eine ausgebildete Gesundheitsberaterin auch der Besuch der Seminare „Supervision und Selbsterfahrung", „Berufszufriedenheit für Lehrer", „Aids" und „Betreuung von Legasthenikern" anerkannt wird. Entscheidend hierfür war ein vorliegender Dienstauftrag für die Ausbildung zur Gesundheitsberaterin (Pflichtschule), der belegt, dass diese Tätigkeit zum dienstlichen Aufgabenbereich der Kollegin zählt. Auch das vom BMUK veranstaltete Multiplikatorenseminar zum Thema „Aids", zu dem die Kollegin nachweislich vom Dienstgeber entsendet wurde, war als Berufsfortbildung anzusehen. Die Aufwendungen für die Veranstaltungen „Psychische Störung bei Kindern" und „Fußreflexzonenmassage" wurde hingegen nicht anerkannt. Im Zweifelsfall ist die berufliche Veranlassung der Fortbildungsmaßnahme entsprechend nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Eine allgemeingültige Aussage betreffend Abzugsfähigkeit kann nicht getroffen werden, da dieser Tatbestand sehr kasuistisch ist und es keine einheitliche Rechtsprechung gibt.
• Gewerkschaftliche Schulungskurse sind in der Regel ihrem Inhalt nach ebenfalls unmittelbar beruflich veranlasst. Die Interessenvertretung übernimmt in diesem Bereich die Schulung von Mitarbeitern in unmittelbar beruflich relevanten Bereichen wie Schulrecht, Dienstrecht und Personalvertretungsrecht. Solche Kosten sind daher ebenfalls als Werbungskosten anzuerkennen.
• Ersetzt der Arbeitgeber einen Teil dieser Kosten, kann natürlich nur die Differenz als Werbungskosten geltend gemacht werden.
• Sprachkurse sind dann absetzbar, wenn man die Sprache im Beruf braucht. Nur die Kurskosten können als Werbungskosten berücksichtigt werden, nicht aber Fahrt- und Aufenthaltskosten etwa beim Besuch eines Sprachkurses im Ausland.
• Aufwendungen für Studienreisen gehören nur dann zu den Berufsfortbildungskosten, wenn sie eindeutig von Privatreisen abgegrenzt werden können. Das gilt dann als gegeben, wenn die Planung und Durchführung der Reise entweder im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisation oder in einer anderen Weise erfolgt, die den beruflichen Anlass einwandfrei erkennen lässt. Die erworbenen Kenntnisse müssen einigermaßen konkret im Beruf verwertbar sein. Das Programm selbst muss auf eine Berufsgruppe zugeschnitten sein, sodass es für Berufsfremde nicht von Interesse ist. Das Tagesprogramm schließlich muss, orientiert an der Normalarbeitszeit, durchschnittlich acht Stunden täglich betragen. Liegen diese Voraussetzungen vor, sind alle im Zusammenhang mit der Studienreise stehenden Kosten (Fahrt- und Aufenthaltskosten, Teilnahmegebühren etc.) als Werbungskosten absetzbar. Der private Erholungszweck muss nahezu ausgeschlossen sein. Bei Studienreisen mit gemischtem Programm zählen hingegen nur eindeutig abgrenzbare Fortbildungskosten als Werbungskosten (z. B. Teilnahmegebühren).
• Sind die beruflich veranlassten Reiseabschnitte klar und einwandfrei von privat veranlassten Reiseabschnitten trennbar, können die anteiligen Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft als Werbungskosten geltend gemacht werden.
• Das Aufteilungsverhältnis für die Fahrtkosten ergibt sich aus dem Verhältnis der ausschließlich beruflich veranlassten Aufenthaltstage zu den übrigen Aufenthaltstagen. Die Tage der Hin- und Rückreise sind neutral zu behandeln und fließen in diese Berechnung nicht ein. Pauschale Tages- und Nächtigungsgelder (Diäten) können nur für jeden rein betrieblich veranlassten Aufenthaltstag als Werbungskosten abgesetzt werden.
• Ist eine Trennung zwischen beruflicher/betrieblicher und privater Veranlassung der Reise nicht möglich, so sind die Reiseaufwendungen weiterhin zur Gänze nicht abzugsfähig. Wurde allerdings eine Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet, gilt sie als fremdbestimmt. In diesem Fall besteht ein Anspruch auf uneingeschränkte Abzugsfähigkeit der Reiseaufwendungen, selbst wenn anlässlich der Reise auch private Unternehmungen stattfinden.

Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten:

• Wenn der Beschäftigungsort vom Familienwohnsitz zu weit entfernt ist, um täglich nach Hause zu fahren (jedenfalls bei einer Entfernung von mehr als 80 km oder wenn die Fahrzeit mit dem tatsächlich benutzten Verkehrsmittel mehr als eine Stunde beträgt), und man somit eine Wohnung in der Nähe des Arbeitsplatzes benötigt, können die Aufwendungen für diese Wohnung als Werbungskosten geltend gemacht werden. In Einzelfällen, etwa bei schwerer Gesundheitsbeeinträchtigung des Abgabepflichtigen, z. B. einem Bandscheibenleiden, kann die Unzumutbarkeit schon bei wesentlich geringeren Entfernungen erfüllt sein. Voraussetzung für die doppelte Haushaltsführung ist, dass der Steuerpflichtige tatsächlich zwei haushaltsführende Wohnsitze besitzt. Geltend gemacht werden können insbesondere Aufwendungen für eine zweckentsprechende angemietete Wohnung (Miete, Betriebskosten und Einrichtungskosten bezogen auf eine Kleinwohnung - rund 60 m2) oder Hotelkosten (je nach örtlichen Gegebenheiten bis zu € 2.200,00 monatlich).
• In diesem Zusammenhang ist auch auf die Häufigkeit der auswärtigen Nächtigungen Bedacht zu nehmen. Bei Eigentumswohnungen ist zu prüfen, ob die berufliche Veranlassung ggf. durch private Gründe (z. B. Vermögensschaffung, künftige Wohnvorsorge für Angehörige) überlagert wird.
• Weiters können Aufwendungen für Familienheimfahrten bis zu € 306,00 monatlich (ein Zwölftel des höchst möglichen jährlichen Pendlerpauschales von € 3.672,-) als Werbungskosten abgesetzt werden. Als Fahrtkosten sind die Aufwendungen für das jeweils benützte Verkehrsmittel zu berücksichtigen (z. B. Bahnkarte, Kilometergeld). Verheiratete, Verpartnerte oder in eheähnlicher Gemeinschaft (auch ohne Kind) Lebende können diese Werbungskosten auf Dauer geltend machen, wenn der Partner steuerlich relevante Einkünfte (mehr als € 6.000 jährlich oder mehr als ein Zehntel der Einkünfte des Steuerpflichtigen) erzielt (auf Dauer angelegte doppelte Haushaltsführung). Ist der Partner nicht berufstätig, besteht der Anspruch in der Regel für zwei Jahre, bei Alleinstehenden maximal sechs Monate, kann aber auch kürzer festgelegt werden. Ausnahmen können gerechtfertigt sein - z. B. bei befristeten Arbeitsverhältnissen (II L-Lehrer) oder wenn am Familienwohnsitz ein pflegebedürftiger Angehöriger lebt (vorübergehende doppelte Haushaltsführung). Bei einem verheirateten (in eheähnlicher Gemeinschaft lebenden) oder in Gemeinschaft mit einem minderjährigen Kind lebenden Dienstnehmer sind bei Geltendmachung der Kosten einer doppelten Haushaltsführung grundsätzlich die Kosten von wöchentlichen Familienheimfahrten zu berücksichtigen. Bei einem alleinstehendeh Steuerpflichtigen wird i. d. R. das monatliche Aufsuchen des Heimatortes als ausreichend angesehen. Voraussetzung ist, dass der alleinstehende Steuerpflichtige an diesem Heimatort über einen eigenen Familienwohnsitz verfügt. Als Familienwohnsitz gilt jener Wohnsitz, zu dem die engsten persönlichen Anknüpfungen bestehen (Familie, Freundeskreis). Der Besuch der Eltern ist nicht als Familienheimfahrt zu werten. Sind wöchentliche bzw. monatliche Familienheimfahrten mit Rücksicht auf die Entfernung (insbesondere ins Ausland) völlig unüblich, so ist nur eine geringere Anzahl von Familienheimfahrten steuerlich absetzbar.

Fachliteratur

• Fachbücher, Fachzeitschriften und entsprechende elektronische Datenträger sind absetzbar. Aus dem Beleg muss der genaue Titel des Werkes hervorgehen. Die Bezeichnung „diverse Fachliteratur" reicht nicht aus. Bücher von allgemeinem Interesse, wie z. B. Lexika, Reiseführer, Romane, Kochbücher etc. sowie Zeitungen gelten nicht als Fachliteratur. Der Interpretationsspielraum der Finanzbehörde ist in diesem Zusammenhang sehr groß. Es gibt eigene VwGH-Urteile zu diesem Thema: Die Anschaffung von Literatur, die auch bei nicht in der Berufssparte des Steuerpflichtigen tätigen Personen von allgemeinem Interesse oder zumindest für einen nicht fest abgrenzbaren Teil der Allgemeinheit mit höherem Bildungsgrad bestimmt ist, stellt keine Werbungskosten dar. Dies gilt selbst dann, wenn aus den betreffenden Publikationen Anregungen für die berufliche Tätigkeit gewonnen werden können.

Gewerkschaftsbeiträge:

• Gewerkschaftsbeiträge dürfen als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie nicht direkt vom Arbeitgeber einbehalten und bei der Lohnverrechnung berücksichtigt wurden. Im Zuge des Gewerkschaftsbeitritts müssen Sie also nur bei der GÖD-Mitgliedsanmeldung den Abschnitt „Beitragseinbehalt durch den Dienstgeber" ausfüllen und unterschreiben. Wenn Sie z. B. nach dem Wechsel aus dem Landesdienst in den Bundesdienst einen neuen Dienstvertrag erhalten, müssen Sie i. d. R. eine neue Mitgliedsanmeldung ausfüllen, da sich dabei Ihre Personalnummer ändert. Der Gewerkschaftsbeitrag kann auch im Nachhinein im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Will man in diesem Zusammenhang zusätzlich zum Gewerkschaftsbeitrag sonstige Beiträge zu Berufsverbänden und Interessenvertretungen steuerlich absetzen, so ist der Gesamtbetrag aller derartigen Beiträge-anzugeben (also inklusive der bei der Lohnverrechnung bereits berücksichtigten Gewerkschaftsbeiträge). Andernfalls wird der Gewerkschaftsbeitrag fälschlicher Weise rückwirkend nachversteuert.

Internet:

• Die Kosten für die beruflich veranlasste Verwendung eines Internetanschlusses sind entsprechend der beruflichen Nutzung absetzbar. Sofern eine Abgrenzung nicht möglich ist, hat eine Aufteilung durch Schätzung zu erfolgen. Als anteilige berufliche Kosten sind Provider- und Online-Gebühren bzw. die anteiligen Kosten einer Pauschalgebühr abzugsfähig. Aufwendungen für beruflich veranlasste spezielle Anwendungsbereiche (z. B. die Gebühr für die Benützung kostenpflichtiger Online-Informationssysteme) sind zur Gänze absetzbar.

Kontoführungskosten:

• Diese sind einschließlich der Kosten für Scheck- bzw. Bankomatkarte, die das Gehaltskonto eines Arbeitnehmers betreffen, keine Werbungskosten (Aufteilungsverbot). Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber die Einrichtung eines Gehaltskontos verlangt.

Kraftfahrzeug:

• Beruflich veranlasste Kfz-Kosten können entweder in Form von Kilometergeld oder im tatsächlich nachgewiesenen Umfang als Werbungskosten berücksichtigt werden. Das Kilometergeld beträgt seit 1. Jänner 2011 für Motorfahrräder und Motorräder je Fahrkilometer € 0,24, für Personen- und Kombinationskraftwagen je Fahrkilometer € 0,42. Für jede Person, deren Mitbeförderung dienstlich notwendig ist, gebührt ein Zuschlag von € 0,05 je Fahrkilometer. Das Kilometergeld deckt folgende Kosten ab: Abnutzung, Treibstoff und Öl, Service- und Reparaturkosten, Zusatzausrüstung (z. B. Winterreifen, Autoradio, Navigationsgeräte etc.), Steuern, (Park-)Gebühren, Maut, Vignette, Versicherungen, Mitgliedsbeiträge für Autofahrerklubs und Finanzierungskosten. Neben dem Kilometergeld können auch Schäden auf Grund höherer Gewalt als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie sich im Rahmen eines beruflichen Kfz-Einsatzes ereignen. Zu diesen Kosten gehört z. B. der Reparaturaufwand nach einem unverschuldeten Unfall oder nach Steinschlag. Zum Nachweis der beruflichen Fahrleistung muss ein Fahrtenbuch geführt werden, sofern der Nachweis über die KFZ-Verwendung nicht mit anderen Unterlagen möglich ist. Darin sollten Datum, Uhrzeit und Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft, Ausgangs- und Zielpunkt und der Zweck jeder einzelnen beruflichen Fahrt vermerkt werden.
• Das Gerücht, man dürfe Kilometergeld nur dann absetzen, wenn der Dienstgeber die Benützung eines Pkws bezahlt, ist falsch! Gerade die Nichtbezahlung ist der Grund für die Absetzbarkeit! Wenn man also z. B. mit dem Auto zu einem Seminar fährt und vom Arbeitgeber die Kosten für ein öffentliches Verkehrsmittel ersetzt bekommt, kann man die Differenz zwischen Kilometergeld (für die kürzeste Strecke) und Kostenersatz als Werbungskosten geltend machen. Wird von der Schule eine Bahnkontokarte ausgestellt, so dürfen selbstverständlich keine Fahrtkosten abgesetzt werden, da nur tatsächlich getätigte Ausgaben Werbungskosten darstellen. Wer eine Bahnkontokarte benutzt, ist nachweislich mit der Bahn gefahren, was Aufwendungen für die Benutzung eines Pkws ausschließt.
  (Anm.: Die Absetzbarkeit von Kilometergeldern ist mit 30.000 beruflich gefahrenen Kilometern pro Jahr beschränkt - für Lehrer wohl irrelevant.)

Krankheitskosten

• Aufwendungen im Zusammenhang mit Krankheiten kommen nur dann als Werbungskosten in Betracht, wenn es sich um typische Berufskrankheiten handelt oder ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen Beruf und Krankheit besteht (z. B. nach einem Arbeitsunfall oder bei einer im Schuldienst erworbenen Corona-Erkrankung. Allerdings ist hier meist der zweifelsfreie Nachweis einer Ansteckung in der Schule schwer zu führen). Andere Krankheitskosten sind u. U. als außergewöhnliche Belastung abzugsfähig.

Pendlerpauschale und Fahrtkostenzuschuss:

• Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden grundsätzlich durch den Verkehrsabsetzbetrag abgegolten. Dieser beträgt € 463,- jährlich, steht jedem Arbeitnehmer zu und wird automatisch vom Arbeitgeber bei der Lohnverrechnung berücksichtigt.
• Gering vedienenden Pendlern steht ein erhöhter Verkehrsabsetzbetrag von € 798,00 zu. Voraussetzung dafür ist ein Anspruch auf Pendlerpauschale und ein Jahreseinkommen unter € 14.106,00. Bei Jahreseinkommen zwischen € 14.106,00 und € 15.030,00 schleift sich der erhöhte Verkehrsabsetzbetrag gleichmäßig auf € 463,00 ein. Zusätzlich wird seit 01.01.2020 der Verkehrsabsetzbetrag für Einkommen unter € 18.499,00 pro Kalenderjahr mit einem Zuschlag von € 752,00 bedacht. Zwischen € 18.499,00 und € 28.326,00 pro Jahr schleift sich dieser Betrag auf 0 Euro ein. Eine Berücksichtigung des Zuschlages erfolgt im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung.
• Unter gewissen Voraussetzungen besteht Anspruch auf das „kleine" bzw. das „große" Pendlerpauschale sowie auf einen Pendlereuro. Unter https://bmf.gv.at/pendlerrechner steht ein Pendlerrechner zur Verfügung. Er dient zur Ermittlung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie zur Beurteilung, ob die Benutzung eines Massenbeförderungsmittels (öffentliches Verkehrsmittel) zumutbar oder unzumutbar ist. Basierend auf diesen Ergebnissen ist die Höhe eines etwaig zustehenden Pendlerpauschales und Pendlereuros zu ermitteln. Tatsächliche Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können nicht geltend gemacht werden.
• Das volle Pendlerpauschale und der volle Pendlereuro stehen im betreffenden Ausmaß dann zu, wenn der Arbeitnehmer im Kalendermonat an mindestens 11 Tagen von der Wohnung zur Arbeiststätte fährt.
• Auch Teilzeitkräften, die an mindestens einem Tag pro Woche zu ihrer Arbeiststätte fahren, stehen Pendlerpauschale und Pendlereuro zu. Wird die Strecke Wohnung - Arbeitsstätte an mindestens acht Tagen, aber nicht mehr als zehn Tagen im Kalendermonat zurückgelegt, steht das jeweilige Pendlerpauschale zu zwei Dritteln zu.  Wird die Strecke Wohnung - Arbeitsstätte an mindestens vierTagen, aber nicht mehr als sieben Tagen im Kalendermonat zurückgelegt, steht das jeweilige Pendlerpauschale zu einem Drittel zu.
• Das Pendlerpauschale steht auch während Urlauben und Krankenständen zu, nicht jedoch während einer Karenz.
• Wird ein Pendlerpauschale bezogen, ist eine Änderung des Arbeitsweges dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen. Im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung besteht die letzte Möglichkeit, einen Anspruch auf Pendlerpauschale geltend zu machen. Wird das Pendlerpauschale bei dem Arbeitgeber in unrichtiger Höhe in Anspruch genommen, ist verpflichtend eine Arbeitnehmerveranlagung durchzuführen.
• Das Pendlerpauschale ist ein Steuerfreibetrag (im Gegensatz zum Pendler-Euro, bei dem es sich um einen Absetzbetrag handelt). Die Antragstellung erfolgt mittels des Formulars „L 34 EDV“ über den Arbeitgeber.
• Der Pendlereuro ist ein steuerlicher Absetzbetrag, der dem Steuerpflichtigen zusteht, wenn ein Anspruch auf Pendlerpauschale besteht. Der Pendlereuro beträgt zwei Euro pro Kilometer der einfachen Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pro Kalenderjahr und ist aus dem Pendlerrechner ersichtlich. Bei der Berechnung des Pendlereuros sind die Bestimmungen hinsichtlich der Aliquotierung des Pendlerpauschales entsprechend heranzuziehen. Die Berücksichtigung des Pendlereuros erfolgt wie beim Verkehrsabsetzbetrag durch den Dienstgeber. 
• Im Zeitraum Mai 2022 bis Juni 2023 standen zusätzlich ein Pendlereuro in Höhe von € 0,50 monatlich pro Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu. Auch der Pendlereuro war wie das Pendlerpauschale entsprechend der Anzahl der Fahrten pro Monat anzupassen.
• Dem Bediensteten, der durch Erklärung beim Arbeitgeber ein Pendlerpauschale in Anspruch nimmt, gebührt jedenfalls ab dem Tag der Abgabe dieser Erklärung bei seiner Dienstbehörde auch ein Fahrtkostenzuschuss.
• Der Fahrtkostenzuschuss gebührt ab dem Zeitpunkt der Erfüllung der Voraussetzungen für das Pendlerpauschale auch dann, wenn die Erklärung des Bediensteten oder der Einklommenssteuerbescheid des Bediensteten bis spätestens 31. Dezember des auf das Folgejahr nachfolgenden Jahres beim Arbeitgeber eingelangt ist.

Prozesskosten:

• Kosten eines berufsbedingten Zivilprozesses (z. B. über die Höhe des Arbeitslohnes oder über Schadenersatzforderungen aus dem Dienstverhältnis) sind Werbungskosten. Kosten eines Strafverfahrens, das in engem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht, sind nur dann Werbungskosten, wenn es nicht zu einem rechtskräftigen Schuldspruch des Arbeitnehmers kommt oder wenn nur ein geringes Verschulden des Steuerpflichtigen vorliegt. Wird der Steuerpflichtige zum Teil freigesprochen und zum Teil schuldig gesprochen, dann sind die Prozesskosten anteilig (im Schätzungswege) abzugsfähig.

Reisekosten:

• Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des Dienstortes (für Lehrer ist das die Schule) tätig wird. Vergütungen des Arbeitgebers für Fahrt- und Nächtigungskosten sowie Tagesgelder werden nicht versteuert, solange sie die unten zur Berechnung der Werbungskosten genannten Beträge nicht übersteigen. Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine oder nur einen Teil der steuerlich zulässigen Reisekostenersätze, kann er seine Aufwendungen ganz oder zum Teil als Werbungskosten geltend machen. Allerdings müssen die im Vergleich zur Dienstreise strengeren Voraussetzungen für eine „beruflich veranlasste Reise" vorliegen. Für Fahrtkosten gilt diese Einschränkung nicht. Der Arbeitnehmer kann also die Kosten für jede beruflich veranlasste Fahrt (ausgenommen die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) als Werbungskosten geltend machen, soweit sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden. Eine beruflich veranlasste Reise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen eine Reise über eine größere Entfernung unternimmt (mindestens 25 km in eine Richtung). Die Reisedauer muss drei Stunden überschreiten. Eine berufliche Veranlassung kann - anders als bei einer Dienstreise - auch ohne Auftrag des Arbeitgebers gegeben sein, etwa bei Berufsfortbildung. Beruflich veranlasste Fahrtkosten sind - soweit der Arbeitgeber keinen Ersatz leistet - im tatsächlich angefallenen Umfang (Bahn, Flug, Taxi, Kfz) Werbungskosten, auch wenn die Mindestentfernung von 25 km und die Mindestdauer von drei Stunden unterschritten werden. Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind hingegen bereits durch den Verkehrsabsetzbetrag und ein gegebenenfalls zustehendes Pendlerpauschale sowie den Pendlereuro zur Gänze abgegolten. Dauert eine beruflich veranlasste Reise länger als drei Stunden, können für jede angefangene Stunde € 2,20 an Tagesgeldern abgesetzt werden, maximal jedoch € 26,40 pro Tag3. Das gilt auch, wenn höhere Kosten nachgewiesen werden. Für erhaltene Verpflegung (Mittag- bzw. Abendessen) verringert sich dieser Betrag unabhängig vom wahren Wert um € 13,20. Ist die beruflich veranlasste Reise mit einer Nächtigung verbunden, können entweder die Kosten inkl. Frühstück lt. Beleg oder das Nächtigungspauschale von € 15,00 pro Nächtigung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Bei Nächtigungen auf Auslandsreisen kann ohne Belegnachweis der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete pro Nächtigung abgesetzt werden. Entsteht für die Nächtigung kein Aufwand, darf kein steuerfreies Pauschale ausbezahlt werden. Zusätzliche Aufwendungen (z. B. für das Frühstück) können aber geltend gemacht werden. Ohne Beleg sind sie im Schätzungsweg bei Inlandsreisen mit € 4,40, bei Auslandsreisen mit € 5,85 pro Nächtigung anzusetzen.

Telefon, Handy:

• Kosten für beruflich veranlasste Telefonate sind im tatsächlichen Umfang als Werbungskosten absetzbar. Bei privaten Telefonen kann der nachgewiesene bzw. glaubhaft gemachte beruflich veranlasste Teil der Gesprächs- und Grundgebühren geltend gemacht werden, bei Mobiltelefonen auch die aliquoten Anschaffungskosten.

Umzug:

• Umzugskosten sind Werbungskosten, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist. Das kann beim erstmaligen Antritt eines Dienstverhältnisses, beim Wechsel des Dienstgebers oder im Falle einer dauernden Versetzung zutreffen. Umzugskosten ohne Wechsel des Dienstortes und ohne Verpflichtung, eine Dienstwohnung zu beziehen, sind nicht absetzbar. Der Wohnungswechsel des Dienstgebers im selben politischen Bezirk gilt nicht als Umzug (Bsp.: Übersiedlung vom 1. in den 23. Wiener Gemeindebezirk). Sofern der Arbeitgeber nicht einen Umzug fordert, kann eine berufliche Veranlassung nur zur Vermeidung eines unzumutbar langen Arbeitsweges angenommen werden. Ein „Umzug" setzt aber in allen Fällen voraus, dass der bisherige Wohnsitz aufgegeben wird. Ist dies nicht der Fall, kommt allenfalls die Berücksichtigung einer doppelten Haushaltsführung in Betracht. Bei der Beurteilung der Umzugskosten als Werbungskosten ist nicht zu prüfen, ob das bisherige Dienstverhältnis durch den Arbeitgeber oder durch den Arbeitnehmer beendet wurde.

Zeitungen:

• Zeitungen stellen grundsätzlich einen privaten Aufwand dar.

Zum Beispiel ...

• Ein Lehrer besucht ein Seminar, das am Montag um 13.00 beginnt und am Mittwoch um 12.30 endet. Er benützt den eigenen Pkw (Hin- und Rückfahrt zusammen 246 km). Die Fahrzeit beträgt pro Fahrt zwei Stunden. Für ein Einzelzimmer muss er einen Aufschlag von € 5,00 pro Nacht bezahlen. Montag und Mittwochmittag bekommt er kein Essen. Sonst sind Nächtigung, Verpflegung und Seminargebühren vom Arbeitgeber bezahlt. Nach Vorlage einer Reiserechnung bekommt er € 31,60 an Fahrtkosten rückerstattet.
• Die Reise beginnt am Montag um 11.00 und endet am Mittwoch um 14.30, womit für zwei Tage und vier Stunden Tagesgelder anfallen, insgesamt € 61,60 (2 x 26,40 + 4 x 2,20). Davon ist der theoretische Wert von zwei Abend- und einer Mittagsmahlzeit zu subtrahieren (3 x 13,20 = € 39,60), womit € 22,00 an absetzbaren Tagesgeldern übrig bleiben.
• Für die Nächtigungen ist der Einzelzimmerzuschlag (€ 10,00) voll absetzbar.
• An Kilometergeldern ergeben sich € 103,32 (246 x 0,42 = € 103,32), von denen die erhaltene Vergütung (€ 31,60) zu subtrahieren ist, um auf die absetzbaren Fahrtkosten (€ 71,72) zu kommen. An absetzbaren Seminarkosten fallen daher insgesamt € 103,72 an.
• Vollbeschäftigte Lehrer können bei diesem Beispiel je nach Steuerklasse (30 oder 40 %) durch das Sammeln einiger Belege eine Steuerersparnis zwischen € 31,12 und € 41,49 lukrieren.

Zuletzt aktualisiert: August 2024