Recht von A bis Z

Amtsschriften

• Rechtsgrundlage: §§ 54 Abs. 2, 56 Abs. 4, 77, 77a Schulunterrichtsgesetz (SchUG); Verordnung über die Aufbewahrungsfristen von in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen, die bis zum Ablauf des 31. August 2016 angefertigt wurden. Siehe auch „Information der Erziehungsberechtigten".

1. Zuständigkeit

• Gem. § 56 SchUG ist der Schulleiter zur Besorgung aller Angelegenheiten nach dem SchUG zuständig, sofern dieses nicht die Zuständigkeit anderer schulischer Organe oder der Schulbehörden festlegt. Außer den ihm obliegenden unterrichtlichen, erzieherischen und administrativen Aufgaben hat er für die Einhaltung aller Rechtsvorschriften und schulbehördlichen Weisungen sowie für die Führung der Amtsschriften der Schule und die Ordnung in der Schule zu sorgen (§ 56 Abs. 4 SchUG).
• Dem Klassenvorstand obliegt gem. § 54 Abs. 2 SchUG für seine Klasse in Zusammenarbeit mit den anderen Lehrern die Koordination der Erziehungsarbeit, die Abstimmung der Unterrichtsarbeit auf die Leistungssituation der Klasse und die Belastbarkeit der Schüler, die Beratung der Schüler in unterrichtlicher und erzieherischer Hinsicht, die Pflege der Verbindung zwischen Schule und Erziehungsberechtigten, die Wahrnehmung der erforderlichen organisatorischen Aufgaben sowie die Führung der Amtsschriften.
• Die Bildungsdirektionen und - soweit Bedarf nach einer einheitlichen Regelung besteht - das zuständige Regierungsmitglied haben gem. § 77a SchUG durch Verordnung nach den Erfordernissen der einzelnen Schularten Bestimmungen über Form, Inhalt, Führung und Aufbewahrung der in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen und über die sonstigen bei der Vollziehung des SchUG zu verwendenden Formblätter oder Datenmuster zu erlassen. Das gilt insbesondere für Klassenbücher, Gesundheitsblätter und Prüfungsprotokolle.

2. Klassenbücher

• An jeder Schule ist für jede Klasse ein Klassenbuch zu führen. Das Klassenbuch dient dazu, zur Sicherstellung und zum Nachweis der Ordnungsgemäßheit des Unterrichts Vorgänge zu dokumentieren, die im Zusammenhang mit der Organisation und der Durchführung von Unterricht stehen.
• Klassenbücher haben Aufzeichnungen zu enthalten insbesondere über:
  • Schule, Schulart, Schulstandort, Schuljahr, Klasse bzw. Jahrgang, Schulformkennzahl,
    
  • Namen der Schüler,
    
  • Unterrichtsgegenstände (Stundenplan),
  • Namen der unterrichtenden Lehrer,
  • Termine für Schularbeiten und Tests,
    
  • Anmerkungen zu den einzelnen Unterrichtsstunden: Beginn und Ende der Unterrichtsstunde, behandelter Lehrstoff, durchgeführte Prüfungen, besondere Vorkommnisse wie z. B. Abweichungen vom Stundenplan (Stundentausch, Supplierung, Entfall, Schulveranstaltungen u. a.),
    
  • Anmerkungen zu den einzelnen Schülern: Fernbleiben, Aufgaben und Funktionen, besondere Vorkommnisse u. a.
    
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen nur dann im Klassenbuch vermerkt werden, wenn deren Dokumentation für die Zweckerreichung gem. Abs. 1 ein erhebliches öffentliches Interesse darstellt.
  
• Klassenbücher sind gem. § 77 Abs. 3 SchUG gesichert und vor dem Zugriff anderer Personen als dem an der Schule tätigen Lehr- und Verwaltungspersonal geschützt zu verwahren. Sie können statt in Schriftform auch elektronisch geführt werden, wobei das Einräumen von Abfrageberechtigungen und das Schaffen von Einsichts- oder Zugriffsmöglichkeiten für andere Personen als dem an der Schule tätigen Lehr- und Verwaltungspersonal, Schüler sowie Erziehungsberechtigte nicht zulässig sind. Für Schüler sowie für Erziehungsberechtigte darf ein Personenbezug nur hinsichtlich der eigenen Person bzw. des Kindes, auf das sich das Erziehungsrecht bezieht, hergestellt werden. Es sind Datensicherheitsmaßnahmen gem. Art. 32 DSGVO zu treffen, und es sind die Bestimmungen des § 6 Datenschutzgesetz über das Datengeheimnis anzuwenden.
  
• Klassenbücher sind unter Beachtung der Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen drei Jahre ab dem Ende des letzten Schuljahres der betreffenden Klasse oder des betreffenden Jahrganges an der Schule aufzubewahren.
  
• Klassenbücher einer öffentlichen Pflichtschule, die aufgelassen wird, sind gem. § 77 Abs. 5 SchUG von jener öffentlichen Pflichtschule zur Aufbewahrung zu übernehmen, in deren Schulsprengel der Standort der aufzulassenden Schule liegt. Die Aufzeichnungen anderer Schulen, die aufgelassen werden, sind von der zuständigen Schulbehörde zur Aufbewahrungzu übernehmen.
  
• Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind gem. § 77 Abs. 6 SchUG physische Aufzeichnungen zu vernichten und elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen zu löschen.

3. Formblätter und Datenmuster; Aufbewahrung von Protokollen und Aufzeichnungen

• Zum Zweck der Dokumentation für behördliche Verfahren sind Prüfungsprotokolle (samt Beilagen) über die Durchführung von Prüfungen aufzubewahren. In den Prüfungsprotokollen nachstehend genannter Prüfungen sind die Prüfungskommission (der oder die Prüfer), die Daten des Prüfungskandidaten, die Aufgabenstellungen, die Beschreibung der Leistungen und ihre Beurteilung, die Prüfungsergebnisse und die bei der Prüfung oder auf Grund der Prüfungsergebnisse getroffenen Entscheidungen und Verfügungen zu verzeichnen:
  1. Einstufungsprüfungen (§ 3 Abs. 6, 7 und 7a SchUG),
  2. Aufnahms- und Eignungsprüfungen (§§ 6 bis 8 SchUG),
  3. Feststellungsprüfungen (§ 20 Abs. 2 SchUG),
  4. Nachtragsprüfungen (§ 20 Abs. 3 SchUG),
  5. Prüfungen über Kenntnisse und Fertigkeiten des praktischen Unterrichtes (§ 20 Abs. 4 SchUG),
  6. Wiederholungsprüfungen (§ 23 SchUG),
  7. Semesterprüfungen (§ 23a SchUG),
  8. Semesterprüfungen über noch nicht besuchte Unterrichtsgegenstände (§ 23b SchUG),
  9. Einstufungsprüfungen (§ 26 Abs. 1 und 3 SchUG),
  10. Einstufungsprüfungen (§ 26a Abs. 1 und 2 SchUG),
  11.Aufnahmsprüfungen (§ 29 Abs. 5 und 5a, § 31b Abs. 3 SchUG sowie weiters: § 40 Abs. 1, 2, 2a, 3, 3a und 4, § 55, § 68, § 97 und § 105 Schulorganisationsgesetz, § 12 Landund forstwirtschaftliches Bundesschulgesetz),
  12. Reifeprüfungen (einschließlich Zusatzprüfungen zur Reifeprüfung), Reife- und Diplomprüfungen, Diplomprüfungen und Abschlussprüfungen (§§ 34 bis 41 SchUG),
  13. Externistenprüfungen (§ 42 SchUG) und
  14. Prüfungen im Widerspruchs- und Beschwerdeverfahren (§ 71 Abs. 4 und 5 SchUG).
• Prüfungsprotokolle sind unter Beachtung der Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen gern. § 77 Abs. 3 SchUG (siehe oben) aufzubewahren. Prüfungsprotokolle von Prüfungen gern. Z 12 und diesen Prüfungen entsprechenden Externistenprüfungen gern. Z 13 sind sechzig Jahre, Prüfungsprotokolle von allen anderen Prüfungen drei Jahre, jeweils ab dem Jahr, in dem die Prüfung stattgefunden hat, aufzubewahren.
• Zum Nachweis der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit schulinterner Vorgänge sind Besprechungsprotokolle sowie Aufzeichnungen von Konferenzen und von Sitzungen schulpartnerschaftlicher Gremien zu dokumentieren. Sie haben insbesondere zu enthalten:
  - Datum, Zeit, Ort, Namen der Anwesenden,
  - Tagesordnungspunkte,
  - Anträge,
  - Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs,
  - gefasste Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse sowie
  - Namen und Unterschrift des Protokollführers.
• Protokolle und Aufzeichnungen sind unter Beachtung der Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen gem. § 77 Abs. 3 SchUG (siehe oben) drei Jahre ab dem Jahr, in dem das Protokoll geführt oder die Aufzeichnung stattgefunden hat, aufzubewahren. Protokolle über Beschlüsse mit Wirksamkeit für die Zukunft sind drei Jahre über das Enden der Wirksamkeit des Beschlusses aufzubewahren.
• § 77 Abs. 3, 5 und 6 SchUG (siehe oben) ist auf Prüfungsprotokolle sowie auf Besprechungsprotokolle und Aufzeichnungen anzuwenden.
• Die Aufbewahrungsfristen von Protokollen und Aufzeichnungen, die vor dem 1. September 2016 angefertigt wurden, sind in der Verordnung über die Aufbewahrungsfristen von in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen, die bis zum Ablauf des 31. August 2016 angefertigt wurden, geregelt.
• Es sind aufzubewahren:
  • Schülerstammblätter sechzig Jahre nach der letzten Eintragung;
  • Klassenbücher drei Jahre nach Ende des betreffenden Schuljahres;
  • Prüfungsprotokolle über Prüfungen gem. § 3 Abs. 6, §§ 6 bis 8, § 20 Abs. 2 bis 4, § 23, § 29 Abs. 5 sowie § 71 Abs. 5 SchUG drei Jahre nach abgelegter Prüfung;
  • Prüfungsprotokolle über Prüfungen gem. den §§ 34 bis 41 SchUG sechzig Jahre nach Abschluss der Prüfung; Beilagen zu diesen Prüfungsprotokollen jedoch nur drei Jahre nach Abschluss der Prüfung, sofern diese nicht alleine die
    Prüfungsgebiete sowie die Teil- und Gesamtbeurteilungen belegen;
  • Prüfungsprotokolle über Externistenprüfungen
    1. über den Nachweis der Beherrschung des Lehrstoffes aller Unterrichtsgegenstände einer Schulstufe oder einer Schulart (Form bzw. Fachrichtung einer Schulart) sechzig Jahre nach Abschluss der Prüfung,
    2. die einer Reifeprüfung oder Reife- und Befähigungsprüfung oder Reife- und Diplomprüfung oder Befähigungsprüfung oder Diplomprüfung oder Abschlussprüfung entsprechen sechzig Jahre nach Abschluss der Prüfung,
    3. über den Nachweis der Beherrschung des Lehrstoffes eines bestimmten Unterrichtsgegenstandes in einer bestimmten Schulstufe dreißig Jahre nach abgelegter Prüfung,
    4. über die nicht erfolgreiche Prüfung jedoch drei Jahre nach Abschluss der Prüfung. Beilagen zu den in lit. a bis c genannten Prüfungen jedoch nur drei Jahre nach Abschluss der Prüfung, sofern diese nicht allein die Prüfungsgebiete sowie die Beurteilungen in den Prüfungsgebieten sowie allfällige Gesamtbeurteilungen belegen.
• Soweit eine Aufzeichnung den Inhalt mehrerer oben genannter Aufzeichnungen enthält, ist die jeweils längste Aufbewahrungsfrist anzuwenden.
  
• Die bis zum Ablauf des 31. August 2016 angefertigten Aufzeichnungen einer öffentlichen Pflichtschule, die aufgelassen wird, sind von jener öffentlichen Pflichtschule zur Aufbewahrung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu übernehmen, in deren Schulsprengel der Schulsprengel der aufzulassenden Schule im überwiegenden Ausmaß eingegliedert wird. Die bis zum Ablauf des 31. August 2016 angefertigten Aufzeichnungen anderer Schulen, die aufgelassen werden, sind von der zuständigen Schulbehörde zur Aufbewahrung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu übernehmen.
  
• Die Festlegung der Aufbewahrungsfristen für Erziehungsbögen, Gesundheitsblätter sowie in dieser Verordnung nicht genannte Aufzeichnungen, die bis zum Ablauf des 31. August 2016 angefertigt wurden, obliegt der zuständigen Schulbehörde.
  
• Gem. § 7 Abs. 10 Leistungsbeurteilungsverordnung sind Schularbeiten nach dem Ende des Schuljahres ein Jahr an der Schule aufzubewahren.
  
• Klausurarbeiten, die im Rahmen der schriftlichen Reifeprüfung angefertigt worden sind, gelten als Beilagen zu Abschließenden Prüfungen und sind daher drei Jahre aufzubewahren, sofern diese Arbeiten nicht allein die Prüfungsgebiete, die Beurteilungen in den Prüfungsgebieten sowie allfällige Gesamtbeurteilungen belegen.
  
• Nach Ablauf der genannten Fristen können Schul- und Klausurarbeiten vernichtet werden. Die Schule kann sie allerdings (nur auf Verlangen der ehemaligen Schüler bzw. Prüfungskandidaten) diesen nach Fristablauf aushändigen.

(Zuletzt aktualisiert: Juni 2024)